Vordingborg styrkede sikkerhed

Skrevet april 2016

Siden historien blev skrevet, har Allan Eriksen skiftet job. Det ændrer dog ikke historiens aktualitet eller Vordingborg Kommunes tilgang til opgaven/projektet.

“Vi øger sikkerhedsniveauet markant, sparer tid og ressourcer i meget vidt omfang og gør arbejdsdagen nemmere og mere effektiv for kolleger på tværs af hele kommunen” siger digitaliseringskonsulent Allan Eriksen fra Vordingborg Kommune.

Han er projektleder og arkitekt på et ambitiøst forløb, hvor kommunen sammen med edgemo arbejder på at etablere sikker og nem systemadgang på tværs af de mere end 130 forskellige fagsystemer i kommunen. Samtidig rulles Office 365 ud til først 2.800 brugere i administrations- og lederfunktioner og siden til de resterende 1.200 ansatte, så alle let kan komme på mail, kalender og SharePoint fra pc'en eller en hvilket som helst mobil enhed. Nogle får dog kun mobil adgang; det afhænger af jobfunktion.

Samspillet mellem Microsoft Identity Manager og Office 365 er et af de grundlæggende elementer, der gør det muligt at etablere single sign-on – det vil sige adgang til alle de fagsystemer, den pågældende medarbejder er autoriseret til – lige så snart der logges ind på Office 365.

"Vi gør op med fejl og tidsspilde"

Baggrunden er et ønske om at gøre op med en proces, hvor nærmeste chef skal give IT besked om, hvilke systemer en ny medarbejder skal have adgang til og hvilke autorisationer, der skal slettes, når pågældende stopper igen.

Det er ressourcekrævende og uproduktivt – og indebærer en risiko for, at processen trækker ud, så medarbejderen spilder tid med at vente på systemadgang, før vedkommende kan udfylde sin nye jobfunktion. Man risikerer også, at fejl eller forglemmelser gør, at medarbejdere beholder adgangen til følsomme data og systemer, når de ikke længere har behov for dem.

Men det kommer projektet til at gøre op med, så medarbejderen autoriseres centralt og kun skal logge på ét sted, når hun møder om morgenen.

"Fremover vil Microsoft Identity Manager og Active Directory sørge for, at systemadgange gives med lønsystemet som ’ejer’, så vi skal kun indtaste og ændre medarbejderdata et sted" siger Allan Eriksen og fortsætter:

"Vi har ikke arbejdet os gennem alle fagsystemerne endnu, men har allerede skåret 50-75 procent af tidsforbruget ved at automatisere processerne, og det er en kæmpe lettelse for både IT og for afdelingsledere overalt i kommunen. Samtidig øger vi sikkerheden for, at der lukkes ned for adgangen til fortrolige data, når en medarbejder stopper eller skifter stilling,” slutter Allan Eriksen.

Projekt sparer tid og mødes med stor velvilje i organisationen

Vordingborg Kommune har arbejdet tæt sammen med edgemo om projektet i over et år. Her har Allan Eriksen og hans kolleger blandt andet trukket på edgemo's viden om, hvordan man bedst implementerer single sign-on, autorisations- og identitetsstyring på tværs af en kompleks infrastruktur.

”edgemo lagde tidligt en plan for, hvordan vi bedst håndterede projektet med hensyn til både vores særlige forhold og med respekt for best practice. Det er et frugtbart samarbejde, og jeg har tydeligt kunnet mærke, hvordan vi drager fordel af både edgemo's egne og andres erfaringer. Så vi har været – og er stadig – i virkelig gode hænder” siger Allan Eriksen.

Han tilføjer, at hvor man nogle kan opleve en vis modvilje mod store IT-projekter, så har netop dette projekt været omfattet af stor sympati i hele kommunen.

”Det stod hurtigt klart, hvordan det her kommer til at spare utroligt meget tid i hele organisationen. Samtidig har der været store forventninger til Office 365 og til, hvordan du nemt kan komme til portalen og dine filer via en hvilken som helst enhed. Så vi er blevet mødt med åbne arme. Og det er jo utroligt tilfredsstillende at være med til et projekt, hvor organisationen kan se, hvordan IT er med til at gøre deres hverdag smartere og nemmere i praksis” siger Allan Eriksen.

FAKTA - Vordingborg Kommune er en kommune i Region Sjælland. Den dækker ca. 625 km² i det sydlige Sjælland samt Møn og har knap 45.500 indbyggere og 4.000 ansatte. edgemo har været leverandør til Vordingborg Kommune siden 2013.