Microsoft Teams

Lad det leve

At etablere en ny kommunikationsplatform i en virksomhed er sin sag. Mange ting spiller ind: frustrationer over at forlade det velkendte og praktikken i at tage nye værktøjer i brug. Sidstnævnte kalder i de fleste tilfælde på strategier og politikker. Med den hastige udbredelse af Microsoft’s Teams-platform er det blevet mange klart, at man skal have pedalen i bund for at undgå, at man bliver overhalet af sine egne brugere. Det oplevede den tekniske servicevirksomhed, Intego, i deres Teams-implementering. Men fra deres perspektiv, var det faktisk en ganske positiv ting.

Besøg Intego's website

Skrevet maj 2020

Glem alt om soft-launch, beta-test og bløde udrulninger her. It-chef i Intego, Morten Christensen og hans It Support Specialist, Torben Nielsen, havde faktisk forberedt sig grundigt. Det gør de altid. ”Vi er meget strukturerede, og vi vil gerne have tjek på tingene”, fortæller Morten. ”Det var også det, vi ville med Teams. Og det hele startede med, at varslet om enden på Skype for Business bragte os i et møde med edgemo's Jakob Kvistgaard, som udfordrede os. Vi havde startet vores Office365-rejse, hvor vi gradvist ville flytte fra on-premises til Microsoft Cloud. Alt sammen med klare strategier og standarder”.

Sådan lyder indledningen fra Morten Christensen om, hvordan Intego's fra-0-til-100-installation af Teams startede. Men før vi afslører det lurende drama her, fik Morten et råd af Jakob, som i høj grad kom til at leve.

”Vi kender jo Jakob, og han er normalt stor fortaler for strategi og policies. Men han udfordrede os og sagde, lad være med at tænke for folk her – Teams er så intuitivt. Hvorfor ikke lade det leve? Lav nogle basis-standarder og grundlæggende politikker for brugen og så kør!” fortæller Morten.

Morten fortsætter: ”Bedst, som vi var startet op, begyndte Corona-krisens vinde at blæse, og Jakob var nærmest synsk og sagde – hvis I skal på Teams, så skal I til at i gang! Og så gik det stærkt. Han kom dagen efter og blev i tre dage – og SÅ ramte virkeligheden, og Danmark lukkede ned. Vi var sådan set klar, men havde kun lukket 10-20 ansatte ind i Teams. Vi fik i dén grad brug for Teams”.

”Dét kan I godt glemme”

I starten var der ro på, men Morten og Torben blev mødt med nogen skepsis. ”Mange i vores forretning sagde, at det dér Teams, det kan I godt glemme”, fortæller Torben Nielsen. ”Men pludselig kunne vi se, at der kom flere og flere aktiviteter inde i Teams. Derfor begyndte vi at flytte flere fra Skype og over i Teams”. Og netop her, kom Jakob’s bevingede ord om at lade det leve, ja, til at leve. Torben uddyber: ”Efter ti dage i Corona, så eksploderede tingene i Teams, og så måtte vi virkelig trykke på speederen. Mange ting gav sig selv, hvad aktiviteter angår, men der skete også en stor stigning i nye teams. Så ja – vi havde en plan, og så kom Corona. Men det endte faktisk med en god, organisk udbredelse”.

Lynadoption

Hvis der var noget, Corona-krisen gjorde, så var det at speede virksomhedernes digitale transformationer op. En udrulning i en stor organisation som Intego’s ville normalt tage et vist tidsrum, men når man pludselig står overfor, at virkeligheden i sig selv er den hårdeste og mest ærlige test af Teams, så sker der magi.

”Hvis vi havde siddet sammen, som vi plejer, så havde det helt klart ikke været så hurtig og dyb en udbredelse, som vi fik her. Pludselig opdagede folk, at Teams var genialt til at opretholde vores kultur, ånd og alt det, vi jo gik og savnede ved siden af forretningen. Teams’ chatfunktioner fik noget at lave, og også i grupperne kører beskederne”, fortæller Morten. ”Man skal kunne stå imod en masse røg og sjov, men her kan man jo vælge notifikationerne til og fra. Teams betød dog ikke, at produktiviteten røg ned. Alt det ikke-faglige, som kørte i Teams, gjorde jo bare, at folk holdt sig glade og energiske, og holdt vores organisation i live, virtuelt”.

Torben fortæller, at Intego’s sælgere var hurtige til at vende brugen af Teams ud mod verden: ”Vores salgsfolk kunne jo ikke komme ud, så hvad gør de? De begynder at livestreame deres salgsmøder! Og det virkede rigtig godt. Både nye og eksisterende kunder blev inviteret ind til møder og præsentationer”, lyder det.

Morten supplerer: ”Teams kommer aldrig til at erstatte det fysiske og personlige, men under Corona var det en stor hjælp. På den lange bane har det nok også givet gode, nye vaner. Uanset hvor du arbejder, så tager et møde med en sælger sjovt nok altid en time. Det kan godt være, at salgsdelen kun tager 30 minutter, men man skal jo også lige vende verdenssituationen og pleje relationen. Fremadrettet kan Teams måske spille en rolle i at effektivisere tingene, så de korte, presserende status-briefings kan klares på Teams, og så kan de fysiske møder måske også blive mere effektive”.

Fremad med hele organisationen

I Intego’s organisation er Teams ude ganske bredt. ”Flere gange ugentligt under Corona-pandemien har ledere og afdelingsledere holdt status. Alt sammen som videoopkald. Det har gjort, at vi har kunnet drive vores forretning videre. Generelt har vi under Corona set en stor forandring i, at flere og flere bruger kameraet i stedet for telefonopkald. Det giver en mere personlig interaktion. Jeg tager også mine møder med leverandører på video”, fortæller Morten Christensen.

”Vi har nu ca. 230 brugere på Teams, men der kommer flere på. Næste skridt bliver måske at få vores teknikere på. De kan få stor gavn af det – fx kan en elektriker lave et videokald til en kollega eller skrive i et forum og fysisk vise den opgave, der driller”, uddyber Torben ”Og i vores egen it-afdeling bruger vi det til vidensdeling”, siger Morten.

Styr på processen

At installere en platform igennem selve platformen er nok en øvelse, de færreste har oplevet før Corona. Men omkring implementeringen fortæller en tilfreds it-chef: ”Vi var faktisk ikke så bange, da vi jo kendte Jakob rigtig godt. Og alt omkring sikkerhed osv. blev uden slinger sat ind. Både Microsoft’s MFA og andre tiltag. Folk var faktisk ivrige, men vi havde styr på processen, da vi satte speederen på. Folk ville have deres mobile devices på, og nogle gik faktisk i gang med Teams på mobilen, før vi var klar, så vi var nødt til at sige, at først sikrer vi jeres PC’er og dernæst jeres mobile devices. Her har Jakob været supergod – vi har kunnet fange ham når som helst, og han er altid vendt tilbage med det samme”, siger Morten.

”Vi har ikke bare fået leveret et system, og så selv skullet stå for resten. Uanset, hvordan vi vender den, så har det været en kæmpe fordel, at vi har skullet implementere Teams igennem Teams. Meget af vores kommunikation er gået den vej, så vi lærte systemet utroligt godt at kende selv”. Torben supplerer: ”Ser vi ud over hele processen, så har folk taget godt imod systemet. Cirka 70% har kunnet klare det selv med de meddelelser og vejledninger, vi har lavet, så det har faktisk været en god udrulning. Vi har informeret om de centrale funktioner såsom møder, grupper, chat osv., men senere skal vi et stik dybere”.

Øje på systemerne

Men når man skifter fra ét system til et andet – trækker man så bare stikket på det gamle? Det hurtige svar er nej. ”Teoretisk set kunne vi bare lukke vores gamle Skype-servere ned. Men den gamle opsætning har jo mange tråde ud i vores eksisterende miljø, så vi skal sørge for, at den fjernes uden at ødelægge ting, så vi sikrer vores infrastruktur. Derfor kommer Jakob hos os nu og hjælper med den del”, siger Morten og fortæller, at Teams-projektet er del af et større digitaliseringsprojekt i Intego, startende tilbage i 2019. ”Det handler om, hvor Intego skal hen rent digitalt? Hvilke værktøjer skal vi stå på? Her må vi sige, at Microsoft-skyen er svær at komme udenom”.

Partnere siden den spæde start

Intego’s historie med edgemo er ganske særlig, da de er én af vores første kunder. ”Vi kom ombord helt fra start. Jeg tror, de var under 10 ansatte i edgemo dengang. Deres CEO besøgte os, og vi kunne simpelthen ikke slippe af med ham”, griner Morten. ”Vi måtte give ham projektet med vores Skype for Business, så i dén optik, så er det jo fuld cirkel nu, hvor vi trækker stikket på dét, og Jakob hjælper os videre i et nyt system”. På spørgsmålet om status på relationen efter så mange år, svarer Morten: ”Vi holder vores ugentlige møder og kontakt med vores Business Relationship Manager. Alt omkring den daglige drift går gennem ham, og han er supergod. Den gode relation er vigtig for ham."

"Generelt vil jeg sige, at den ånd, edgemo havde fra start, den har de stadig. Det er de samme værdier. De er nærværende uden at være anmassende, og vi nyder også at deltage i deres sociale aktiviteter som fx edgemo summit. Så det er et samarbejde, der giver mening”, slutter Morten Christensen, It-chef i Intego A/S.