Automatisering af forretningsprocesser og tidskrævende lavpraktik har gjort sit indtog i den moderne it-verden. Med et godt, langt tilløb – men med eftertryk. Virksomheder kan se både kroner og ører i at automatisere, men også menneskelige og kulturelle gevinster. Ressourcer frigøres, og lad os bare sige det, som det er: Mennesker kan lave fejl, og dén virkelighed kan måske omgås ved at implementere automatik og robotter i driften. Det velkendte opråb, robotterne kommer, har i dén grad sin gang på jord, og måske er de måske også på vej ned i din it-afdeling? Velkommen til en snak om RPA – Robot Processing Automation. Buzz eller bulls eye?
At være eller ikke at være – intelligent? RPA-termen er en del af tendensen omkring BPA, Business Process Automation, som i sig selv er dejligt selvforklarende. Alligevel kræver det lidt fakta. For der er lidt forvirring derude omkring, hvad RPA er og kan. En kendt fejlantagelse fx: RPA = AI. Men det er der nu ikke noget at sige til. Når flere producenter, om end velment, også anvender termen, ”Inteligent Process Automation”, kan overblikket let ryge, hvis man er tidligt ude på tendensen. Heldigvis er der hjælp at hente, fx hos The Institute of Electrical and Electronics Engineers, IEEE. De tæller over 400.000 skarpe hoveder, som i enighed definerer begreberne således:
RPA: “Preconfigured software instance that uses business rules and predefined activity choreography to complete the autonomous execution of a combination of processes, activities, transactions, and tasks in one or more unrelated software systems to deliver a result or service with human exception management”
AI: “The combination of cognitive automation, machine learning, reasoning, hypothesis generation and analysis, natural language processing and intentional algorithm mutation producing insights and analytics at or above human capability”
Selvom man ikke bliver ordfattigere af beskrivelser som disse, så sætter de tingene mere på plads. Hermed opsamlet: RPA gør, hvad der bliver bedt om - AI prøver at efterligne os. Robotter er dermed ikke klogere end de mennesker, som programmerer dem. Det understreger dog det positive i, at du kan få dem til at gøre præcist dét, du har brug for, i din organisation.
Fakta
RPA er ikke robotter, som kan gå eller tale. Det er ikke fysiske maskiner, som kan håndtere papir og fysisk arbejde. Det er ikke intelligente størrelser, som kan reagere på stemmer eller anden software.
En RPA er 100 % computer-kodet. Det er et program, der kan aflaste mennesker, som udfører (typisk) et repetitivt arbejde. Den kan lave opgaver på tværs af funktioner, apps mv.
Mennesket i robotten
Hos Fujitsu skubber man på udviklingen og brugen af RPA, men understreger, at robotten ikke erstatter mennesket. Som nævnt, så gør den, hvad den bliver bedt om, og dermed er det menneskelige aspekt ganske tydeligt: Ikke alene er det mennesker, som bygger den – det er også mennesker, der fortæller, hvordan robotten skal arbejde. Ydermere er det også mennesker, som høster værdien af robottens indsats. Azhar Iqbal, Sales Manager hos Fujitsu Denmark sætter tingene således op: ”Det menneskelige aspekt er meget vigtigt. Debatten om RPA minder lidt om, da snakken om outsourcing i sin tid tog fart, og man talte om erstatning af ressourcer. Men med RPA skal man ikke tale om erstatning, men optimering. Det er processerne, som automatiseres, mens arbejdsgangene i virksomheden bliver optimeret. RPA kan medvirke til, at man får flyttet ressourcer over på nye, værdiskabende og spændende opgaver – så ressourcer ikke bliver erstattet”.
Skab resultater på din it-drift
Meningen med galskaben, også generelt når vi taler it, er, at det skal understøtte vores forretning og drift. Ifølge Azhar skal man se RPA som en mulighed for at skabe resultater. ”Hvis man ser på en helt almindelig virksomhed, som fx skal fakturere meget ud. Er dét en produktiv opgave for virksomheden? Kunne denne rutineprægede og ensformige opgave udføres automatisk?”, spørger han og uddyber: ”I mange organisationer er store dele af driften tung og koster menneskehænder. Her kan man overveje, om man kan få gevinster ved at få en robot til at strømline nogle processer”. Men anno 2020 er der fortsat mange organisationer, som er startet med RPA – offentlige som private – som bare ikke har fået det fulde udbytte ud af mulighederne, og flere er slet ikke startet på rejsen, understreger Azhar.
Far med lempe – og hav styr på backenden
Som med al anden ny teknologi, så er det let at blive forskrækket. Men det er også let at blive ivrig, og det kan ende i løsninger, der koster dyrt på økonomi og ressourcer. Søren Lassen, Managing Infrastructure Specialist i edgemo – og ekspert på IDM og automatisering - ser oplagte muligheder med RPA, men også udfordringer, hvis man ikke gør tingene rigtigt. ”RPA bliver hurtigt hype, hvor man skynder sig at lægge mange ting ind, så man får udført oplagte processer, men det er super vigtigt at huske, at RPA’en hele tiden afspejler kompetenceniveauet hos de mennesker, som sætter den i gang”, fortæller han og tilslutter sig Azhars syn på det menneskelige aspekt. ”RPA handler jo om at gøre som et menneske. Især med identitetsstyring, som jeg arbejder meget med, er der oplagte steder at sætte ind. MEN du skal dybt ind i systemerne, så den øvrige identitetsstyring helt inde i backenden er synkron med alle de øvrige processer”, fortæller han.
Søren fortæller, at RPA brugt på hans ekspertisefelt, IDM endnu kræver noget klarhed. ”Der kan faktisk være en form for modsætningsforhold mellem IDM og RPA. IDM sørger for en konsistent brugerhåndtering i backenden, hvor RPA agerer mere task-orienteret, som en it-administrator på admin-frontenden. RPA’en vil derfor være fokuseret 1:1 på disse opgaver og mindre orienteret mod den generelle datakvalitet i de enkelte systemer”, siger han og uddyber: ”Men når det er sagt, så giver det mening at bruge RPA som en integrationsflade mod ikke-integrerbare systemer og dermed spare dyre, manuelle arbejdsgange”.
”Vi lavede en IDM-løsning hos en stor dansk kommune, dog uden RPA. Her sørgede vi for, at når en person blev oprettet i lønsystemet, så var der 100% konsistens med hensyn til brugere, rettigheder og adgange. Vi startede med en manuel integration. MEN manuel håndtering er jo betinget af mennesket, der udfører opgaven, og mennesker kan jo lave fejl. Så hvis man koblede en robot på en opgave, kunne den udføre den, men den kan ikke ræsonnere sig til, hvilke data der skal kontrolleres"
En IPA, tak!
Søren uddyber sit udsagn om ræsonnement med, at en væsentlig game changer vil være, i hvilken grad kunstig intelligens vil smelte sammen med RPA (og automation generelt) i fremtiden. ”Det nye bliver machine learning, mønstergenkendelse osv., som kan gøre en reel forskel”. Som nævnt indledningsvist er der begrebsforvirring på området, men når alt kommer til alt, så er det overskueligt. Det intelligente aspekt, som Søren efterspørger, er nemlig inde over allerede med IPA-begrebet. En ny bryg af eksisterende teknologier.
Azhar fra Fujitsu vejer ind i snakken: ”Med IPA, Intelligent Process Automation, sammensmelter man kunstig intelligens med RPA - det er RPA med lidt mere kontekst. RPA udfører din opgave, men med IPA modtager du en række forslag til at foretage yderligere handlinger” siger han og fortsætter: ”RPA kan fx spille en rolle i arbejdet med en virksomheds KPI’er. Med IPA ovenpå kan RPA levere nye nøgletal og flere muligheder – komme med forslag og give mere kontekst at træffe beslutninger ud fra. Det gør ikke RPA’en intelligent, men den kan agere på en intelligent måde. Det svarer lidt til den intelligente systematik, der er i en smartphone: Du har et møde i din kalender. Din smartphone minder dig om det, og på vej til mødet foreslår den, at du sætter forstyr ikke-funktionen til – beslutningen er i sidste ende din”.
Dobbelt gevinst med følsomme data
Et nyere it-relateret begreb, som er blevet tildelt enorm opmærksomhed på godt og ondt, er GDPR. Med GDPR taler vi i høj grad om IDM. Ifølge Azhar kan RPA her spille en afgørende dobbeltrolle. ”Der er flere aspekter, fx hvordan GDPR bliver overholdt. Én ting er, at RPA kan overtage processer forbundet med GDPR, men med RPA er der også færre mennesker til at behandle de følsomme persondata. Robotten kan være dén, der modtager og håndterer persondata – den skaber dermed ”afstand” til dine data. Hvor der før måske var 10 mennesker med adgang til de følsomme persondata, kommer du måske ned på to”, fortæller han.
Fra y til z
At strømline sine processer er en central del af den digitale transformation, mange organisationer gennemgår nu og i nær fremtid. I edgemo og Fujitsu er transformationen blevet omdrejningspunktet, og Azhar ser, at tendensen snart tager både form og fart. Men han holder fast i mennesket og samarbejdet – at RPA’en ikke kan fungere alene – der vil altid være behov for, at der er mennesker inde over. Det nye er, at nu behøver mennesker ikke være med fra A til Z – men måske bare fra Y til Z. I edgemo deler vi dén betragtning. Vi har med edgemo Services for år tilbage proaktivt taget hul på automatisering, og når vi ser vores driftsservices eksplodere i efterspørgsel disse år, er det svært at forestille sig, at RPA ikke kommer til at spille en given rolle. Om det så er fra A til X – eller fra Y til Z, kommer an på opgaven.
Kontakt os, hvis du er interesseret i at høre mere om Robot Process Automation. Vi sætter gerne et møde op evt. sammen med Fujitsu, hvor vi i fællesskab kan drøfte de mange muligheder, der er med RPA. Fujitsu har bl.a. et co-creation-koncept og en governance-model – gode værktøjer til RPA-rejsen, uanset om I allerede er startet eller først skal til at starte.
Tænd kontakten